实用文章 · 资料安全
用 AI 前必看：
哪些公司资料不能贴进去？
同事为了快一点，把整份合约、客户名单或成本表直接贴进 AI 工具，这在很多公司已经天天发生。工具本身不一定有问题，问题是没有人说清楚：什么能贴，什么不能贴。
这篇文章不讲技术，只讲中小企业可以马上执行的三件事：给资料分级、列出不能贴的内容、学会脱敏。文末附一份可以直接发给同事的使用守则。
先理解一件事：资料去了哪里
使用网页版或手机版的云端 AI 工具时，你输入的内容会传送到服务供应方的伺服器处理。不同工具、不同方案（个人版、团队版、企业版、API）对资料的保存期限、会不会用于改进模型，规定各不相同。所以在公司正式使用前，先由负责人看一次所用工具的资料使用条款，并确认相关设定。
不需要因此不用 AI，而是要知道：贴进去的内容，要当作「已经交给了第三方」来看待。
第一步：把公司资料分成三级
| 级别 | 例子 | 能不能用 AI |
|---|---|---|
| 可公开 | 官网内容、产品介绍、已发布的宣传资料 | 可以直接使用 |
| 内部 | 作业流程、会议纪录、内部培训资料 | 使用公司指定的工具，必要时先脱敏 |
| 敏感 | 客户个资、合约全文、成本价、财务资料 | 不贴进一般 AI 工具；确有需要先脱敏或经负责人同意 |
不能直接贴进 AI 的 6 类资料
- 身份证明、护照号码、银行帐号、信用卡资料。
- 帐号密码、API 密钥、系统后台连结和验证码。
- 客户名单和联络资料，尤其是整批的资料。
- 未公开的成本价、供应商底价、利润结构。
- 合约全文和保密协议覆盖的内容。
- 员工个人资料、薪资和人事评估。
处理客户或员工的个人资料，还要遵守所在地的个人资料保护法规。澳门有《个人资料保护法》，香港有《个人资料（私隐）条例》，具体适用情况可向专业人士咨询。
第二步：学会脱敏，结果一样能用
大部分时候，AI 不需要知道真实姓名和金额，也能完成整理、改写和分析。把敏感内容换成代号，再交给 AI：
| 原文 | 脱敏后 |
|---|---|
| 陈大文先生，电话 6xxx xxxx | 客户 A，电话（已删除） |
| 成本价 MOP 1,280，售价 MOP 1,880 | 成本价 X，售价 Y |
| 某某贸易有限公司的合约 | 甲方公司的合约（只贴需要修改的条款） |
AI 处理完之后，再由你把代号换回真实资料。
第三步：发一份使用守则给同事
下面这份守则可以直接复制，按公司情况修改后发到工作群组：
【公司 AI 工具使用守则】 1. 只使用公司指定的 AI 工具和帐号：（填写工具名称）。 2. 以下资料不得贴进 AI 工具：证件与银行资料、帐号密码、客户名单与联络方式、成本价与底价、合约全文、员工个人资料。 3. 需要处理客户相关内容时，先把姓名、电话、地址、金额换成代号。 4. AI 生成的报价、合约条款、对外公告，必须由负责人核对后才能发出。 5. 不确定能不能贴的，先问（负责人姓名）。 6. 如发现误贴敏感资料，马上告知负责人，以便评估处理。
小结
AI 用得安全，靠的不是禁止使用，而是让每个人都清楚规则。资料分级、6 类禁贴清单、脱敏习惯、一份守则，这四样做好，大部分风险就能避免。如果公司经常需要用 AI 处理内部资料，可以考虑使用资料条款更清晰的企业方案，或把常用资料整理成权限可控的内部知识库。