實用文章 · 資料安全
用 AI 前必看：
哪些公司資料不能貼進去？
同事為了快一點，把整份合約、客戶名單或成本表直接貼進 AI 工具，這在很多公司已經天天發生。工具本身不一定有問題，問題是沒有人說清楚：什麼能貼，什麼不能貼。
這篇文章不講技術，只講中小企業可以馬上執行的三件事：給資料分級、列出不能貼的內容、學會脫敏。文末附一份可以直接發給同事的使用守則。
先理解一件事：資料去了哪裡
使用網頁版或手機版的雲端 AI 工具時，你輸入的內容會傳送到服務供應方的伺服器處理。不同工具、不同方案（個人版、團隊版、企業版、API）對資料的保存期限、會不會用於改進模型，規定各不相同。所以在公司正式使用前，先由負責人看一次所用工具的資料使用條款，並確認相關設定。
不需要因此不用 AI，而是要知道：貼進去的內容，要當作「已經交給了第三方」來看待。
第一步：把公司資料分成三級
| 級別 | 例子 | 能不能用 AI |
|---|---|---|
| 可公開 | 官網內容、產品介紹、已發佈的宣傳資料 | 可以直接使用 |
| 內部 | 作業流程、會議紀錄、內部培訓資料 | 使用公司指定的工具，必要時先脫敏 |
| 敏感 | 客戶個資、合約全文、成本價、財務資料 | 不貼進一般 AI 工具；確有需要先脫敏或經負責人同意 |
不能直接貼進 AI 的 6 類資料
- 身份證明、護照號碼、銀行帳號、信用卡資料。
- 帳號密碼、API 密鑰、系統後台連結和驗證碼。
- 客戶名單和聯絡資料，尤其是整批的資料。
- 未公開的成本價、供應商底價、利潤結構。
- 合約全文和保密協議覆蓋的內容。
- 員工個人資料、薪資和人事評估。
處理客戶或員工的個人資料，還要遵守所在地的個人資料保護法規。澳門有《個人資料保護法》，香港有《個人資料（私隱）條例》，具體適用情況可向專業人士諮詢。
第二步：學會脫敏，結果一樣能用
大部分時候，AI 不需要知道真實姓名和金額，也能完成整理、改寫和分析。把敏感內容換成代號，再交給 AI：
| 原文 | 脫敏後 |
|---|---|
| 陳大文先生，電話 6xxx xxxx | 客戶 A，電話（已刪除） |
| 成本價 MOP 1,280，售價 MOP 1,880 | 成本價 X，售價 Y |
| 某某貿易有限公司的合約 | 甲方公司的合約（只貼需要修改的條款） |
AI 處理完之後，再由你把代號換回真實資料。
第三步：發一份使用守則給同事
下面這份守則可以直接複製，按公司情況修改後發到工作群組：
【公司 AI 工具使用守則】 1. 只使用公司指定的 AI 工具和帳號：（填寫工具名稱）。 2. 以下資料不得貼進 AI 工具：證件與銀行資料、帳號密碼、客戶名單與聯絡方式、成本價與底價、合約全文、員工個人資料。 3. 需要處理客戶相關內容時，先把姓名、電話、地址、金額換成代號。 4. AI 生成的報價、合約條款、對外公告，必須由負責人核對後才能發出。 5. 不確定能不能貼的，先問（負責人姓名）。 6. 如發現誤貼敏感資料，馬上告知負責人，以便評估處理。
小結
AI 用得安全，靠的不是禁止使用，而是讓每個人都清楚規則。資料分級、6 類禁貼清單、脫敏習慣、一份守則，這四樣做好，大部分風險就能避免。如果公司經常需要用 AI 處理內部資料，可以考慮使用資料條款更清晰的企業方案，或把常用資料整理成權限可控的內部知識庫。