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會議紀錄與週報，
交給 AI 整理。
會議開了一小時，散會後沒人記得誰要跟進什麼；每到週五，又要花時間回想這一週做了哪些事寫週報。這兩件事都是「整理」，正好是 AI 最擅長的工作。
下面是 3 個具體做法，每個都附可以直接複製的提示詞。不需要買新系統，用你現在的 AI 工具就能開始。
做法 1：會議筆記變成決議和待辦清單
會議紀錄最有用的不是逐字稿，而是四樣東西：決定了什麼、誰負責、什麼時候完成、還有什麼沒決定。
怎樣準備材料
- 有錄音的：先用錄音轉文字工具轉成文字稿，很多手機和會議軟件都有這個功能。
- 沒有錄音的：會上隨手記重點即可，句子不完整也沒關係。
- 錄音前先告知與會者，涉及人事或客戶機密的會議，先確認轉寫工具的資料處理方式。
提示詞
請把下面的會議內容整理成會議紀錄，格式如下： 1. 會議主題、日期、出席人 2. 決議事項（逐條列出） 3. 待辦清單：事項／負責人／完成期限（原文沒有提到的寫「待確認」，不要自行推測） 4. 未決事項：還需要討論或等待資料的問題 內容用簡潔的條列式，不超過一頁。 會議內容： （貼上文字稿或筆記）
AI 整理完之後，由主持人花幾分鐘核對一次，特別是負責人和期限，再發到群組。
做法 2：零散的工作記錄變成週報
與其週五從頭回想，不如每天下班前花一分鐘，在手機備忘錄記幾句今天做了什麼，句子再亂都可以。週五把一週的記錄交給 AI：
下面是我這一週的工作記錄，請整理成週報： 1. 本週完成：按項目分類，每項一句話說明結果 2. 進行中：目前進度和下一步 3. 遇到的問題：需要主管或其他同事協助的地方 4. 下週計劃：3 到 5 項 只根據記錄內容整理，不要加入記錄中沒有的工作或數字。 工作記錄： （貼上一週的零散記錄）
做法 3：追蹤待辦，不讓事情掉在地上
下一次開會前，把上次的待辦清單和最新進度交給 AI，讓它列出哪些已完成、哪些過期了：
下面是上次會議的待辦清單，以及各人最新回報的進度。 請整理成一張表：事項／負責人／原定期限／目前狀態（已完成、進行中、已逾期、未回報）。 把「已逾期」和「未回報」的排在最前面。 上次待辦清單： （貼上） 最新進度： （貼上）
注意事項
- AI 可能聽錯或寫錯人名、數字和日期，這三樣一定要人工核對。
- AI 整理的是「說了什麼」，不代表大家真的同意，有爭議的決議要再確認。
- 人事、薪酬、客戶機密等會議內容，先脫敏或不交給一般 AI 工具處理。
小結
會議紀錄和週報不是創意工作，而是固定格式的整理。把格式定好、提示詞存起來，每次只需要貼上內容再核對一次。團隊裡如果有幾個人都要寫，統一用同一套格式，主管看起來也更省時間。