實用文章 · AI 報價整理

報價單整理太花時間？
中小企業用 AI 做報價草稿的 5 個步驟

新航線 ChartCourse AI · 2026 年 10 月 4 日 · 約 6 分鐘閱讀

很多公司的報價不難，難在「整理」：客戶需求散在 WhatsApp、郵件和電話記錄裡，產品規格和價格放在另一份表格，付款條件又在舊報價單上。每做一份報價，都要重新翻一遍。

這類工作很適合先交給 AI 做第一稿，人只負責核對和決定。下面是我們建議的做法，不需要寫程式，也不需要先買新系統。

先分清楚：AI 適合做什麼，不適合做什麼

原則很簡單：AI 負責「整理和起草」，價格和承諾由人決定。AI 可能會把數字讀錯或自己補上不存在的條件，所以不能跳過核對直接發給客戶。

5 個步驟，把報價時間縮短

第 1 步：準備一份標準報價模板

把你最常用的一份報價單整理成固定格式：抬頭、客戶資料、品項表（名稱、規格、數量、單價、小計）、交期、付款方式、有效期、備註。模板越固定，AI 的輸出越穩定。

第 2 步：把客戶需求整理成一段文字

把 WhatsApp 對話、郵件內容複製到一起。先刪掉電話、地址、身份證號等與報價無關的個人資料，再交給 AI。

第 3 步：讓 AI 抽出需求，並列出疑問

這一步最省時間。用下面的提示詞，AI 會把散亂的對話變成清楚的品項清單，同時告訴你哪些資料還缺：

你是一名報價助理。請閱讀下面的客戶對話，完成兩件事：
1. 按表格列出客戶需要的品項：名稱、規格、數量、要求交期。客戶沒有說明的欄位寫「未提供」，不要自行推測。
2. 列出報價前需要向客戶確認的問題，每條一句話。

客戶對話：
（在這裡貼上已刪除個人資料的對話內容）

第 4 步：填入價格，生成報價草稿

確認品項無誤後，由你填入單價，再讓 AI 按模板排版、計算小計和總額、補上固定條款。計算結果仍要自己再按一次計算機，特別是有折扣或多種幣種的時候。

第 5 步：把常用條款存成「知識庫」

付款方式、保養條款、運費規則這些內容每次都一樣。把它們整理成一份文件，每次報價時一起提供給 AI，就不用每次重新輸入，也能減少寫錯條款的機會。這就是最小版本的企業知識庫。

資料安全：哪些內容不要貼進 AI

• 客戶的身份證明、銀行帳號、付款憑證。
• 未公開的成本價、供應商底價。
• 公司帳號密碼、系統密鑰。

使用雲端 AI 工具時，你貼進去的內容會傳送到服務供應方。涉及敏感資料，先確認工具的資料處理方式，或改用脫敏後的內容。

什麼時候值得做成固定流程？

如果你每週要做 5 份以上報價，或者有兩三個同事都在做同樣的整理工作，就值得把上面的步驟固定下來：統一模板、統一提示詞、統一條款文件，甚至接入你現有的表格或系統，讓新同事也能直接上手。